Digitalizace, která funguje!

Systém se jmenuje Usneseni.cz a vyvinula jej česká společnost Netsecurity. „Před lety jsem se stal zastupitelem a řešili jsme, jakým způsobem zefektivnit jednání, hlavně jak urychlit hlasování. Trvalo to všechno příliš dlouho, hlasovalo se pouze rukou, vždy se četla jména hlasujících, všechno se zapisovalo… Existovaly sice již tehdy společnosti, které uměly dodat software a pak jiné, které zase uměly dodat hlasovací zařízení. Bohužel ty dvě věci spolu nedovedly spolupracovat. Hledali jsme systém, který by fungoval komplexně, od prvního písmenka při tvorbě materiálu přes schvalovací proces, zařazení na program jednání, odhlasování návrhů usnesení až po finalizaci výstupu a jejich automatické zveřejnění třeba na webových stránkách města. A protože jsme takový systém nenašli, pustili jsme se do práce a zhruba před deseti lety vznikla první verze našeho systému, který dnes využívají stovky samospráv po celé republice,“ vzpomíná Petr Macoun, majitel společnosti.

Nasadit systém Usneseni.cz je velmi jednoduché, protože jde o cloudovou aplikaci, dostupnou přes standardní webový prohlížeč, není potřeba ji implementovat do jiných systémů. „Chcete-li náš systém začít využívat, jednoduše se na stránce www.usneseni.cz zaregistrujete, my váš profil aktivujeme a okamžitě jej můžete používat. Pak už je na samosprávě a na její velikosti, zda se rozhodne pro školení, která nabízíme, nebo si vystačí s produktovými manuály. Ale máme zkušenost z doby covidové, že s pomocí našich videotutorialů a manuálů je možné do systému naskočit velmi jednoduše a rychle i bez součinnosti s námi,“ vysvětluje Petr Macoun.

Materiály, s nimiž obecní a městské úřady pracují, se tvoří přímo v systému, v němž je možno vše i upravovat, komentovat, schvalovat k zařazení na program jednání, či přikládat vlastní návrhy a protinávrhy. Dostupná je vždy pouze aktuální verze, nicméně lze dohledat i verze předchozí.
V témže systému pak probíhá i řízení jednání, moderování diskuze, projekce, hlasování. Po jednání pak systém automaticky generuje výstupy z jednání. Vše se totiž ukládá do databáze, včetně nahrávky celého jednání, takže lze skoncovat s přepisy obsáhlých diskuzí do zápisu. „Systém pokrývá nejen úřad malé obce, ale v případě větších měst samozřejmě všechny odbory a také externí organizace, například školy, školky, technické služby, městskou policii a podobně. Ty tak mohou prostřednictvím systému připravovat vlastní body pro jednání, nebo plní přijatá usnesení, o kterých je systém informuje. Součástí tohoto našeho uceleného řešení je i integrovaný videokonferenční systém, takže zúčastnit se jednání a hlasovat lze bez ohledu na to, kde se dotyčný zdržuje,“ vypočítává přednosti systému Petr Macoun.

O tom, že systém Usneseni.cz přináší obecním a městským úřadům skutečné výhody, svědčí nejlépe čísla. Využívají jej jak velmi malé obce, které mají třeba jen 100-150 obyvatel, ale také velká města, v čele s pražským magistrátem.  „Máme za těch více než deset let analýzy a mohu směle říci, že průměrná samospráva, která začne využívat náš systém, s ním ušetří zhruba 16 hodin v podstatě zbytečné manuální práce. Minimálně jeden den na přípravě podkladů k jednání a druhý na zpracování a finalizaci zápisu. Paní tajemnice z jednoho města nedaleko Prahy si například pochvalovala, že po nasazení Usneseni.cz mohla použít dvě kolegyně pro jinou práci,“ uzavírá Petr Macoun.

A podobně vypadá i pohled finanční. Pokud zastupitelstvo, potažmo město, které by mělo k veškeré agendě přistupovat s péčí řádného hospodáře, dopustí, aby zapisovatel zapracovával do zápisu diskuzi několik dní, vyhazuje peníze oknem. Hodinové náklady práce stále rostou a již v roce 2022 činily ve veřejné správě dle statistického úřadu hodnoty 447 Kč/hod.  Není tedy neobvyklé, že tvorba zápisu vyjde i na deset tisíc korun. Přitom systém Usneseni.cz vygeneruje zápis se všemi zákonnými náležitostmi za několik sekund. Praxe v některých městech, která systém využívají, je totiž taková, že ještě v závěru jednání je zápis vytištěn a podepsán přítomnými dříve, než se rozejdou.