Stavební firmy se zbavují závislosti na papíru

Zbavit se přebytečného papírování chce čím dál více tuzemských společností. Ať už jde o řešení cestovních nákladů, platby za pohonné hmoty či zaměstnanecké výdaje, se všemi těmito procesy se pojí řada úkonů, které přidělávají práci jak samotným zaměstnancům, tak i finančním ředitelům či účetním. Navíc tento způsob zpracování a evidence komplikuje kontrolu vynaložených nákladů, která je v poslední době stále důležitější. Firmy totiž bojují s výrazným zdražováním vstupů a hledají nové cesty, jak ušetřit.

Ve společnosti Cemix, která je předním výrobcem a dodavatelem stavebních materiálů, se trápili se zdlouhavým zadáváním cestovních příkazů a vyplácením náhrad zaměstnancům za hotovostní výdaje. Problém byl podle manažerky pro finance a účetnictví Marty Langové především ve schvalování a předávání dokumentů do sídla společnosti, kde se nachází účtárna a hlavní pokladna. Dříve se vyplácely cestovní příkazy a hotovostní výdaje zaměstnanců na jednotlivých závodech, ale z důvodů reorganizace se vše centralizovalo do sídla společnosti, a právě proto se začaly částky za hotovostní výdaje zaměstnancům vyplácet do mzdy.

„Na celém procesu bylo nejvíce komplikované předávání dokumentů. Zaměstnanec musel nejdříve vyplnit formulář, přiložit účtenky, s tímto formulářem dojít ke svému nadřízenému, který mu to musel podepsat, potom to vložit do obálky a odeslat do sídla společnosti k nám do účtárny,“ vysvětluje Marta Langová. Často se pak stávalo, že doklady nedorazily do závěrky a zaměstnanec tak nedostal vyplaceno včas. Zaměstnancům se také nelíbilo, že svoje prostředky za hotovostní výdaje dostávají až ve mzdě. To vedlo k přání distribuovat finance během měsíce a rychleji než v rámci mzdy.

Se zbytečně složitou administrativou bojovala také společnost CAPEXUS, která se specializuje na návrh a realizace kancelářských interiérů. Firma musela mít dokonce dedikovaného člověka na zpracování pokladny a účtenek. „Administrativní zátěž způsobovala, že se kolegové z mého týmu neustále věnovali vybírání účtenek, jejich lepení na papír a další obrovské administrativě zbytečně kolem, ” říká Tereza Mádrová, finanční ředitelka společnosti CAPEXUS.

Řešením pro obě společnosti byl přechod na předplacené karty, díky kterým se odbourala nutnost hotovostních pokladen. Součástí řešení je také mobilní aplikace, v rámci které mají zaměstnanci i jejich nadřízení přehled o skutečných výdajích a zároveň díky ní digitalizují veškeré účtenky. V neposlední řadě firmám také odpadá nutnost jejich archivace v papírové podobě.

„Firmy nezakládáme kvůli tomu, aby mohly vykazovat, za co jsme utratili firemní peníze, ale abychom dělali svůj byznys. Proto dává smysl vše kolem vykazování zaměstnaneckých výdajů a náhrad zautomatizovat,” říká Petr Herzmann z Fidoo, které v současnosti pomáhá s automatizací zaměstnaneckých výdajů téměř tisícovce tuzemských společností.