Mějte své služební cesty pod kontrolou

Podívejme se, jak to například vypadá při rezervaci letenek a hotelů pro účely služebních cest ve firmách. S kýmkoliv se na toto téma pobavíte a není z daného odvětví, očekává se, že cestovní průmysl patří mezi ty nejlepší v oblasti digitálních technologií. Takový dojem opravdu můžete získat. Stačí si vzpomenout na obrovské světové hráče v prodeji letenek a hotelů pro cestující z řad veřejnosti. Obrovská konkurence a vysoká očekávání koncového zákazníka donutila tyto společnosti vyvinout jedny z nejlepších produktů na světě. Zaměříme-li se ale na firemní zákazníky, vstupujeme do zcela jiného světa.

Odmysleme si na okamžik velké nadnárodní koncerny, které tuto problematiku mají skvěle zpracovanou. V našem hledáčku jsou menší a střední podniky. Zde nastávají v zásadě dvě situace. První, kdy si zaměstnanci nacházejí vlastní řešení. Usednou k počítači a vyhledají si letenku nebo vlak, a k tomu ještě ubytování. Zakoupí vše vlastní nebo služební platební kartou a doklady vyúčtují spolu s cestou. V druhém případě má firma nasmlouvanou cestovní agenturu, která pro ni zařizuje pracovní cesty. Zaměstnanci se pak e-mailem nebo telefonicky obrací na agenturu s požadavky na rezervaci.

V obou případech se jedná o velice nehospodárné řešení, a to už jak z pohledu finančního, tak časového. Když si zaměstnanci nakupují služby sami, firma ztrácí přehled o nákladech, služby nepodléhají schválení nebo jakékoliv cestovní politice společnosti. U služeb cestovní agentury lze obvykle zajistit soulad s pravidly cestování ve firmě, na druhou stranu komunikace přes telefon nebo e-mail je časově náročná a nezřídka vyžaduje dodatečná vyjasnění na obou stranách, čímž opět dochází k finančním ztrátám.

Tyto faktory a finanční náklady spojené s takto prováděnými rezervacemi se mohou zdát marginální. Nicméně za pár minut a s kalkulátorem v ruce lze snadno vypočítat, že ztráty jdou do desetitisíců korun a rostou spolu s velikostí společnosti a počtem uskutečněných cest.

Na evropském trhu existují řešení, za jejichž pomoci se dají tyto firemní procesy zjednodušit, digitalizovat a získat tak větší přehled a kontrolu nad cestovními výdaji. Existuje dokonce řešení české a je to na našem trhu velice rozšířený produkt – TripGate společnosti Travelport Česká republika. Jedná se o cloudový produkt, jenž je svým uživatelům k dispozici 24 hodin denně, 7 dní v týdnů. Zaměstnanci firem se do něj přihlašují unikátními přístupovými údaji a přes zabezpečené spojení. Podobně jako u jiných veřejně dostupných produktů si vyhledají letenku, vlak nebo hotel a pak dokončí rezervaci cesty. V závislosti na požadovaném nastavení potom obvykle proběhne online schválení služební cesty. Zodpovědný manažer obdrží e-mailem požadavek na schválení, kde najde potřebné informace o cestě i cestujících. Rozhodne, zda je vše v pořádku, a cestu buď schválí, nebo zamítne. Pakliže je cesta schválena, dostane zaměstnanec e-mailem cestovní doklady a může se připravovat na cestu.

Implementace produktu není náročný proces a zabere zhruba 4 týdny. Po krátkém testovacím období se spouští ostrý provoz, který se pečlivě sleduje a monitoruje. S odstupem času má firma

kdykoliv možnost ohlédnout se zpátky, vyžádat si detailní reporty a vyhodnotit, kde lze v rámci pracovních cest hledat další úspory a zefektivnit tak náklady. Součástí celého systému je samozřejmě i nadále plná podpora ze strany cestovní agentury, která zajišťuje servis společnosti a řeší mimořádné situace. Největším benefitem je ovšem to, že si zaměstnanec může v klidu a spokojeně vybrat letenku, vlak nebo hotel dle svého přání a uvážení. Nemusí zbytečně a zdlouhavě komunikovat s agenty a okamžitě vidí, jestli vybraná cesta plní firemní kritéria cestovní politiky. Celým rezervačním procesem si projde sám během několika málo minut a cestovní doklady obdrží elektronicky jako přílohu e-mailu.

Pandemie na čas omezila služební cesty, ale všichni věříme, že se svět vrací k běžnému životu, v němž opět ožije nenahraditelný osobní kontakt. Je tedy ten správný čas pustit se do digitalizace řízení služebních cest!