Automatické zpracování dokladů šetří miliony korun ročně

EDI, která značnou část práce automatizuje. Podle provozního ředitele Michala Hanáčka díky tomu lékárna šetří vyšší miliony korun ročně.

Ve farmaceutickém odvětví není elektronická výměna dokladů nic nového, lékárny nebo nemocnice si už roky vyměňují doklady pomocí formulářů PDK (PharmData kód). PDK podobně jako EDI slouží k elektronické výměně strukturovaných dat. Problém je, že tento systém znají pouze farmaceutické společnosti.

Pilulka prodává také kosmetiku, drogerii, doplňky stravy nebo sortiment pro maminky a děti. V těchto segmentech PDK neexistuje. Navíc spousta dodavatelů je ze zahraničí, kde PDK také neznají. Proto Pilulka zavedla EDI, které umožňuje výměnu strukturovaných dat v kterémkoliv odvětví a je rozšířené po celém světě.

„Když chci zavést nový sortiment zboží a hodlám zdvojnásobit počet dodavatelů, nemůžu zároveň s tím zdvojnásobit počet zaměstnanců, kteří řeší jen objednávky a faktury. Proto jsme šli cestou automatického zpracování dokladů, se kterou můžeme rychle růst a náklady na procesy se zvyšují jen nepatrně,“ říká Hanáček.

V Pilulce si pro EDI vybrali systém ORiON od firmy GRiT. „Prošel jsem si reference největších dodavatelů a GRiT mě zaujal nejvíce. Zpětně můžu říct, že to bylo dobré rozhodnutí,“ pochvaluje si Hanáček. Pilulka propojila ORiON EDI s ekonomickým systémem Money S5 i s vlastním podnikovým systémem a začala EDI využívat pro objednávky včetně jejich potvrzení, dodací listy i faktury.

„Když jsme EDI neměli, každou objednávku jsme posílali e-mailem a čekali na odpověď. Tehdy jsme ale dělali jednotky objednávek denně. Nedovedu si představit, jak by to bez EDI vypadalo dneska, kdy denně děláme stovky objednávek,“ tvrdí Hanáček. Dnes to vypadá tak, že Pilulka prostřednictvím EDI vystaví objednávku a dodavatelé obratem pošlou potvrzení objednávky, ve kterém uvedou, které zboží jsou schopni dodat a které nikoliv. Lékárna tak může rychle reagovat a v případě potřeby objedná zboží jinde.

EDI v Pilulce zrychlilo také příjem. „Dodavatelé nám přes EDI předem posílají elektronické dodací listy včetně nákupních cen, které se nám načtou do skladového systému. Skladníci tak při fyzickém příjmu jenom načítají čárové kódy do čtečky a tím zboží ihned zaskladňují. Když si vzpomenu, jak jsme za starých časů opisovali z dokladů nákupní ceny a ty ručně zadávali do skladového systému, polévá mě horko,“ pokračuje Hanáček.

Kromě nákupčích a skladníků EDI pomáhá i účetním. Faktura, která přijde přes EDI, se automaticky porovná s objednávkou a propíše do podnikového systému. Účetní ji pak jen jedním tlačítkem schválí. To je v porovnání s běžným fungováním, kdy fakturant/ka ručně přepisuje každou položku z faktury do systému, násobně rychlejší. Jedna faktura má v průměru 18 řádků a v Pilulce jich řeší 6 000 měsíčně.

„Naší hlavní motivací pro zavedení EDI byla úspora peněz. Nechtěli jsme ztrácet čas administrativou, kterou lze automatizovat. EDI dělá automaticky spoustu rutinní práce kolem objednávek, faktur nebo příjmu zboží. Jen za poslední rok jsme díky tomu ušetřili vyšší miliony korun. Lidé se navíc mohou věnovat důležitějším činnostem, například nákupčí místo rozesílání stovek e-mailů raději řeší, jak zboží nakupovat výhodněji,“ dodává Hanáček.

V Pilulce jsou s elektronickou výměnou strukturovaných dat spokojení a chtějí do ní postupně zapojit všechny svoje dodavatele. „Zapojování dodavatelů nám usnadňuje GRiT, který je sám kontaktuje a zaučuje. Někteří dodavatelé sice na začátku nemají radost, že po nich něco chceme, ale jakmile EDI zavedou, jsou rádi. EDI totiž usnadňuje práci také jim,“ zakončuje Hanáček.

Pilulka navíc svým dodavatelům díky napojení na EDI pomáhá s cash flow. Ve spolupráci s fintech společností Roger si dodavatelé mohou nechat proplatit část faktury už tři dny po vystavení. Dostanou tak rychle peníze, které mohou obratem využít například k nákupu materiálu.